Per legge, la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali deve avvenire entro e non oltre il terzo mese successivo dalla dichiarazione dei redditi, come stabilito da Agenzia delle Entrate con la Risoluzione 46/E A del 10 aprile 2017. Tipicamente, salvo proroghe alle tempistiche per la dichiarazione dei redditi, tale limite viene individuato con l’ultimo giorno del mese di febbraio.
Esempio: La Conservazione Sostitutiva delle fatture emesse e ricevute nell'anno 2020, dovranno essere inviate in conservazione entro e non oltre il 28 febbraio 2022 (salvo proroghe).

Le nuove linee guida emesse da AGID in tema di gestione e conservazione dei documenti fiscali entreranno in vigore a partire dal 1° gennaio 2022.

No, il Manuale della Conservazione è obbligatorio per tutti.

Il Manuale va compilato una volta sola dal Responsabile della Conservazione per tutti i clienti nel caso di un ambiente di conservazione unico. Nel caso invece di più ambienti, quindi di più partizioni di archivio, ne deve essere redatto uno specifico per ciascun ambiente.

Il paragrafo 4.5 delle Linee Guida AGID stabilisce che ogni Responsabile della Conservazione di ciascuna delle aziende in questione deve redigere e aggiornare il proprio Manuale della Conservazione. Non esiste una sanzione specifica da Codice dell'Amministrazione Digitale per i Privati mentre per le PA sì. E’ importante specificare che il Manuale della Conservazione di ciascuna azienda potrebbe essere richiesto dall’organo di controllo (es, dal collegio sindacale) o da qualche autorità competente (Agenzia delle Entrate, GdF, etc.). Il rischio di sanzionamento potenzialmente è basso ma non si può escludere o preventivamente definire.

Si, il ruolo del Responsabile della Conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione purché sia in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. Il Responsabile della Conservazione non può essere il Conservatore che è responsabile del processo di Conservazione.

Il Manuale della Conservazione è obbligatorio anche per una singola tipologia e un singolo documento che viene conservato digitalmente.

No, non ha una scadenza. In assenza di modifiche legislative o contrattuali il Responsabile della Conservazione cura l’aggiornamento periodico del Manuale della Conservazione in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. La frequenza di aggiornamento è cadenzata in riferimento ad eventuali aggiornamenti necessari.

Potrebbe essere una opzione possibile perché ai sensi del DPCM 22 febbraio 2013, la PEC rappresenta una “datacertazione” (validazione temporale erga omnes).

Il Responsabile della Conservazione non può coincidere con il Titolare (persona giuridica). Deve essere invece una persona fisica presso la sua struttura organizzativa, ad esempio il suo Legale Rappresentante o il suo Direttore Amministrativo o il suo Direttore IT, ecc.
In caso dì professionista può coincidere con lo stesso soggetto.

Come già precedentemente specificato, deve essere redatto e aggiornato un Manuale della Conservazione per ciascuna azienda di cui il Commercialista ricopre il ruolo di Responsabile della conservazione.

Il Manuale deve essere redatto sia per i vecchi che per i nuovi contratti.

Solo ed esclusivamente se si tratta di Pubblica Amministrazione. L'ente pubblico è infatti tenuto a redigere, adottare con provvedimento formale, a conservare digitalmente il manuale e pubblicare il Manuale di Conservazione sul proprio sito web istituzionale, in modo da essere identificabile all’utenza nell’area “Amministrazione trasparente, come previsto dall’art. 9 del D.lgs. 33/2013.

No, è necessario far compilare ai propri clienti il Manuale di Conservazione.